Management Assistent

Toe aan een nieuwe stap in je carrière? Word dan onze nieuwe Management Assistent!

BIDN is op zoek naar een Management Assistent, die als steun en toeverlaat van de Portefeuillemanagers zorgt dat alles soepel verloopt. Je bent een organisatietalent met een oog voor detail en hebt een proactieve houding. Als Management Assistent ben je primair de rechterhand één van de portefeuillemanagers, met wie je in nauwe samenwerking zorgt voor optimale ondersteuning in haar dagelijkse werk. Tevens zul je ook de andere portefeuillemanagers zijdelings ondersteunen met administratieve en organisatorische werkzaamheden. Je komt te werken binnen de afdeling bedrijfsvoering en in je taken zul je regelmatig overleggen met de office-assistent,  onze andere managementassistent en directiesecretaris. Je zorgt ervoor dat alles soepel verloopt, agenda’s op elkaar zijn afgestemd en de managers zich kunnen bezighouden met hun portefeuillestrategie.

Dit ga je doen:

Administratieve ondersteuning

• Voorbereiden, notuleren en opvolgen van vergaderingen.

• Administratieve ondersteuning van het Directieteam.

• Beheer van vertrouwelijke documenten en dossiers.

Agenda- en tijdsbeheer

• Beheren en plannen van afspraken en vergaderingen.

• Prioriteiten stellen en conflicten in de agenda oplossen.

Communicatie en coördinatie

• Filteren en afhandelen van inkomende e-mails en telefoongesprekken.

• Coördineren van interne communicatie en evenementen van Portefeuillemanagers.

Hier kom je te werken:

De dienstverlening van BIDN levert een belangrijke bijdrage aan de realisatie van maatschappelijke doelen. Dit vertaalt zich in het leveren van informatie die gemeenten o.a. helpt bij de re-integratie van jongeren, het snel en efficiënt afhandelen van zorgaanvragen, het toekennen van uitkeringen en het helpen van mensen met schulden. BIDN streeft naar een eerlijke maatschappij, waar burgers krijgen waar ze recht op hebben. Dit is voor ons een belangrijke waarde waar ook jij je in herkent. Samen met je mede collega’s stel je de dienstverlening aan gemeenten centraal. Je zoekt met hen naar oplossingen om gemeenten en burgers te ontlasten in het administratieve proces. Zo draag jij bij aan de doelstelling om te bouwen aan effectieve informatiedienstverlening, die gemeenten ondersteunt bij het helpen van haar burgers.

Wij vragen:

·      Minimaal een MBO 4-diploma in een relevante richting (bijv. Managementassistent, Secretaresse, Office Management);

·      Minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie;

·      Uitstekende beheersing van MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, CoPilot);

·      Sterke communicatieve vaardigheden;

·      Goed in plannen, organiseren;

·      Accuraat, stressbestendig en proactief;

·      Discreet en betrouwbaar in het omgaan met vertrouwelijke informatie;

·      Flexibel en servicegericht.

Wij bieden:

·      Een jaarcontract met oog op vast dienstverband voor onbepaalde tijd;

·      Het salaris start op € 3.246 en kan oplopen tot € 4.340 bruto per maand (afhankelijk van opleiding en ervaring);

·      13de maand (8,3% van bruto jaarsalaris) en mogelijkheid tot doorgroeien naar een hogere inkomensschaal;

·      25 vakantiedagen (180 uur), met optie tot bijkopen van extra dagen;

·      8% vakantietoeslag van het bruto jaarsalaris;

·      Pensioenregeling, laptop en telefoon van de zaak;

·      Ruime mogelijkheden voor behalen van certificaten en persoonlijke ontwikkeling;

·      Veel eigenverantwoordelijkheid met zelforganiserende teams;

·      Kantoor in hartje centrum van Utrecht.

Zie jij jezelf als onze nieuwe collega?

Druk op onderstaande knop en laten we een kop koffie drinken!