Drechtsteden bouwt stapsgewijs aan de toekomst van inkomstenverrekening

Meer duidelijkheid voor inwoners

Bij de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden gebeurt iets bijzonders. Terwijl veel gemeenten nog zoeken naar manieren om inkomsten uit werk sneller en betrouwbaarder te verrekenen binnen de bijstand, bouwt Drechtsteden al aan de volgende stap: een ROBOT die automatisch OIB-bestanden van Bureau InformatieDiensten Nederland uitleest en verwerkt in het uitkeringssysteem.

Het doel? Minder handmatig werk, minder fouten, meer rust in de uitvoering en vooral meer duidelijkheid voor inwoners met wisselende inkomsten.

Voor Joost van Diemen, Hoofd Afdeling Uitkeringenbeheer bij Drechtsteden, is het een project dat hij nog graag succesvol wil afronden voor zijn pensioen aan het einde van het jaar. “Ik krijg hier zoveel energie van,” vertelt hij enthousiast. “Als we hiermee inwoners meer zekerheid kunnen geven en tegelijkertijd het werk slimmer organiseren, dan zetten we echt iets moois neer.”

Samen met Jonathan van Dijk, adviseur uitkeringsbeheer, werkt hij stap voor stap aan een aanpak die inmiddels ook landelijk de aandacht trekt.

Van controleren naar vertrouwen

De basis van de aanpak ligt bij OIB: Ondersteuning Inkomstenverrekening Bijstand. De dienstverlening van BIDN maakt het mogelijk om actuele inkomensgegevens vanuit de loonaangifteketen gecontroleerd en gestandaardiseerd beschikbaar te stellen aan gemeenten.

Voor Drechtsteden is dat veel meer dan alleen een technisch hulpmiddel.

“De huidige wetgeving is nog sterk gericht op controleren,” legt Joost uit. “Maar de Participatiewet in Balans beweegt juist richting vertrouwen. Als wij inkomsten al via OIB binnenkrijgen, waarom zouden inwoners dan nog elke maand loonstroken moeten opsturen?”

Die gedachte verandert volgens hem het hele werkproces. “Veel stress bij inwoners ontstaat juist door administratieve verplichtingen. Mensen met de laagste inkomens hebben vaak de meeste regels, formulieren en controles. Dat vinden wij eerlijk gezegd moeilijk uit te leggen.”

Daarom besloot Drechtsteden vooruitlopend op de nieuwe wetgeving al een belangrijke stap te zetten.

“Wij doen geen boeteonderzoeken meer als mensen hun inkomsten niet hebben doorgegeven, terwijl we die informatie al via OIB kunnen zien. Dat scheelt enorm veel werk en voorkomt onnodige druk bij inwoners.”

Op weg naar verdere automatisering met een ROBOT

"Maar Drechtsteden kijkt inmiddels ook naar een volgende stap. Samen met het eigen ICT-team wordt gewerkt aan een ROBOT die OIB-bestanden automatisch kan uitlezen en verwerken in het uitkeringssysteem." Jonathan legt uit hoe dat werkt: “De ROBOT leest de regels uit het OIB-bestand, haalt de relevante gegevens eruit en slaat die op. Vervolgens maken we de gegevens inzichtelijk in Suite, ons uitkeringssysteem. ”Daarmee wordt een groot deel van het administratieve proces geautomatiseerd.

“De ROBOT doet eigenlijk wat een administratief medewerker normaal handmatig doet,” vult Joost aan. “Zodra een situatie ingewikkeld wordt of menselijke beoordeling nodig heeft, stopt het proces automatisch en gaat het dossier naar een medewerker.”

Meer tijd voor complexe situaties

Juist dat is volgens Drechtsteden de grote winst. “Nu is het vaak vechten tegen de klok om alle inkomsten op tijd te verwerken,” zegt Joost. “Iedere maand ontstaat een enorme piekbelasting.”

Door OIB slim te combineren met robotisering, ontstaat volgens hem meer rust. “De eenvoudige gevallen kunnen automatisch worden verwerkt. Daardoor houden medewerkers meer tijd over voor complexe situaties waarbij persoonlijk contact echt belangrijk is.”

En die complexe situaties zijn er genoeg. “Inwoners hebben soms toeslagen op andere momenten of verschillende werkgevers. Dat vraagt maatwerk. Daar wil je je professionals op inzetten.”

Waarom timing zo belangrijk is

Drechtsteden koos bovendien bewust voor een andere manier van verrekenen dan veel grote gemeenten.

“Het uitbetaalmoment van de uitkering maakt enorm veel verschil,” legt Joost uit. “Bij ons sluit de betaling rond de 29e van de maand. Daardoor bevat OIB veel meer actuele inkomstengegevens dan bijvoorbeeld halverwege de maand.” Dat maakt het mogelijk om inkomsten directer en nauwkeuriger te verwerken.

“In sommige gemeenten wordt eerst fictief gekort en later gecorrigeerd. Maar voor veel inwoners is dat bijna niet meer te volgen.” Drechtsteden probeert daarom zoveel mogelijk lopende inkomsten direct goed te verrekenen.

“Als de inkomsten op tijd bekend zijn in OIB, dan willen wij ze ook direct correct verwerken.”

De surplusmethode: voorkomen dat inwoners in de knel komen

Voor situaties met sterk wisselende inkomsten gebruikt Drechtsteden daarnaast een bijzondere aanpak: de surplusmethode. Daarbij worden inkomsten uit arbeid door de werkgever overgemaakt naar de Sociale Dienst, waarna inwoners altijd zekerheid houden over hun volledige uitkering aan het begin van de maand. Uiteraard gebeurt dat pas als de klant daar volledig achter staat.

“Het voorkomt dat inwoners ineens financieel in de problemen komen doordat inkomsten fluctueren en niet lopend verrekend kunnen worden,” legt Joost uit. Die aanpak vraagt extra inzet van medewerkers, erkent hij. “Maar persoonlijk word ik een beetje naar van het argument dat iets ‘extra werk’ is. Waarom zijn we hier? We zijn hier om inwoners te helpen.”

OIB zorgt voor uniforme verrekening

Volgens Drechtsteden levert OIB niet alleen tijdswinst op, maar vooral kwaliteitsverbetering.

“OIB levert netto-inkomsten aan,” zegt Jonathan. “Dat voorkomt veel rekenwerk en interpretatieverschillen.” Joost vult aan: “Vroeger kon je tien medewerkers dezelfde loonstrook geven en kreeg je tien verschillende uitkomsten. Dat probleem verdwijnt met OIB.” Juist met het oog op de nieuwe Participatiewet in Balans wordt dat steeds belangrijker. Uniforme inkomstenverrekening wordt daarin namelijk een belangrijk uitgangspunt.

“Het is eigenlijk niet meer uit te leggen waarom gemeenten nog verschillend verrekenen,” zegt Joost. “Daarom vinden wij dat OIB uiteindelijk gewoon de standaard zou moeten worden.”

“Waarom zou je OIB niet gebruiken?”

De oproep richting andere gemeenten is dan ook helder. “Waarom zou je OIB niet gebruiken?” zegt Joost stellig. “Het maakt het leven makkelijker voor zowel inwoners als gemeenten.” Volgens hem hoeven gemeenten bovendien niet meteen alles volledig te automatiseren. “Begin gewoon. Download de bestanden van BIDN, vergelijk ze met loonstroken en ervaar wat het oplevert. Zo zijn wij ook begonnen.”

Jonathan ziet daarbij ook veel potentie voor verdere ontwikkeling. “OIB-bestanden bevatten inmiddels tags en signalen waarmee je processen steeds slimmer kunt maken. Dat helpt ons om de ROBOT verder te trainen.”

Klaar voor de toekomst

Bij Drechtsteden wordt inmiddels gewerkt aan de volgende stap: het volledig automatisch verwerken van zoveel mogelijk inkomsten in Suite -het uitkeringssysteem-.

“Er ligt nu een stappenplan klaar bij onze programmeurs,” vertelt Jonathan. “We zijn echt lekker bezig.” Voor Joost voelt het bijna als de afronding van zijn loopbaan. “Ik ga eind dit jaar met pensioen. Hoe mooi zou het zijn als we tegen die tijd een systeem hebben staan waarmee inkomstenverrekening echt goed geregeld is?”

Hij glimlacht. “Want uiteindelijk draait het niet om techniek. Het draait om inwoners die op tijd het juiste bedrag krijgen, zonder stress, zonder fouten en zonder ingewikkelde administratie. Daar doen we het voor.”